Chủ sở hữu ở nước ngoài cần nhiều hơn một tin nhắn thỉnh thoảng báo rằng căn hộ “vẫn ổn”. Báo cáo hữu ích giải thích điều gì đã xảy ra với bất động sản, tiền đã được xử lý ra sao và quyết định nào cần chủ sở hữu lưu tâm.
Điều này đặc biệt hữu ích sau khi bàn giao, khi tiền thuê dự kiến và chi phí ước tính được đối chiếu với hóa đơn và thanh toán thực tế. Khung dưới đây là danh sách kiểm soát dành cho chủ sở hữu, không phải mô tả các dịch vụ hiện được bao gồm trong hợp đồng mua hoặc quản lý của Santheos. Những biện pháp kiểm soát đề xuất này không phải mẫu báo cáo do luật định.
Bắt đầu bằng đối chiếu tiền mặt
Số dư đầu kỳ, khoản thu, khoản khấu trừ, tiền chuyển cho chủ sở hữu và số dư cuối kỳ phải khớp nhau. Phân biệt tiền thuê đến hạn với tiền thuê đã nhận: lịch thanh toán không phải bằng chứng tiền đã thực sự được ghi có, và hóa đơn không phải bằng chứng hóa đơn đó đã được thanh toán.
Yêu cầu ngày và mã tham chiếu. Nếu đơn vị quản lý giữ quỹ dự phòng, hãy thể hiện số dư và mục đích sử dụng được phép. Xác định riêng tiền đặt cọc của người thuê và xử lý theo hợp đồng cùng các yêu cầu áp dụng; không trình bày chúng như lợi nhuận cho thuê.
Giải thích tình trạng sử dụng và tiền thuê quá hạn
Nêu rõ nhà đang có người ở, để trống, thi công hay không thể sử dụng vì lý do khác. Với tiền thuê còn nợ, thể hiện kỳ thuê, số tiền, hành động theo dõi và quyết định tiếp theo. Tỷ lệ lấp đầy cần có kỳ tính và phương pháp tính rõ ràng.
Chủ sở hữu cần được biết khi người ở, điều khoản thuê hoặc mục đích sử dụng dự kiến thay đổi. Hỏi chuyên gia phụ trách về các bước pháp lý và thuế liên quan. Báo cáo định kỳ nên tránh giấy tờ tùy thân không cần thiết hoặc thông tin nhạy cảm của người thuê.
Theo dõi sửa chữa đến khi hoàn thành
Nhật ký sửa chữa cần ghi vấn đề, ngày báo, biện pháp đề xuất, báo giá, phê duyệt, nhà thầu và bằng chứng hoàn thành. Tách bảo trì thông thường khỏi các khiếm khuyết có thể thuộc phạm vi bảo hành hoặc nghĩa vụ bàn giao.
Thỏa thuận trước về thẩm quyền chi tiêu. Hợp đồng có thể quy định ngưỡng cần chủ sở hữu phê duyệt và quy trình khẩn cấp riêng. Mức tiền và thẩm quyền phù hợp tùy thuộc thỏa thuận; bài viết này không đặt giới hạn chung hay trao quyền cho đơn vị quản lý.
Tách riêng chi phí sở hữu
Trình bày riêng phí quản lý, phí chung do chủ sở hữu trả, bảo hiểm, điện nước trong thời gian để trống, sửa chữa và các công trình đầu tư, kèm mã tham chiếu hóa đơn và kỳ liên quan. Đánh dấu chưa giải quyết đối với khoản phí tranh chấp hoặc phân bổ chưa rõ giữa chủ sở hữu và người ở.
AADE giải thích thuế ENFIA hằng năm dựa trên bất động sản được sở hữu vào ngày 1 tháng Một và mối liên hệ với thông tin E9. Hỏi chuyên gia thuế những thông báo xác định thuế và hồ sơ khai nào cần kiểm tra. Báo cáo quản lý hỗ trợ lưu giữ hồ sơ; không thay thế tờ khai thuế hay công việc của kế toán.
Dùng ảnh cho những kiểm tra cụ thể
Ảnh có ngày chụp có thể hỗ trợ xác nhận sửa chữa đã hoàn tất, chỉ số công tơ hoặc tình trạng căn trống. Gắn ảnh với vấn đề tương ứng. Ảnh căn phòng gọn gàng không chứng minh chỗ rò đã được sửa hay mọi hệ thống tòa nhà đã được kiểm tra.
Thỏa thuận về quyền tiếp cận phù hợp, quyền riêng tư và trách nhiệm bảo vệ hình ảnh. Câu hỏi quan trọng là đúng người có kiểm tra đúng việc hay không.
So sánh tiền thực tế với ngân sách
Dùng cùng các nhóm mục như bảng tính lợi nhuận ở giai đoạn mua. Tách tiền thuê thực thu, chi phí hoạt động và công trình lớn. Không đưa mức tăng giá kỳ vọng vào đối chiếu tiền mặt.
Nếu kết quả kém hơn kế hoạch, hãy giải thích nguyên nhân là chậm đưa vào sử dụng, để trống, tiền thuê chưa trả, chi phí định kỳ cao hơn hay khoản chi một lần. Khi đó chủ sở hữu có cơ sở để ra quyết định thay vì chỉ nhận một con số lợi suất điều chỉnh không được giải thích.
Kết thúc bằng các quyết định và thời hạn
Liệt kê các phê duyệt cần có, người phụ trách và ngày phản hồi. Trước khi bổ nhiệm đơn vị quản lý, hãy yêu cầu báo cáo mẫu và xác nhận bằng văn bản phạm vi, phí, quyền tiếp cận và biện pháp kiểm soát thanh toán. Hỏi Santheos những dịch vụ hoặc đầu mối giới thiệu nào có sẵn cho bất động sản cụ thể; đừng mặc định quản lý đã được bao gồm.
Thông tin chung giúp chủ sở hữu lập kế hoạch, không phải tư vấn pháp lý, thuế hay đầu tư.
