विदेश में रहने वाले मालिक को कभी-कभार यह संदेश मिलना पर्याप्त नहीं कि अपार्टमेंट “ठीक” है। उपयोगी रिपोर्ट समझाती है कि संपत्ति के साथ क्या हुआ, पैसों का क्या हुआ और किन निर्णयों पर मालिक का ध्यान चाहिए।
यह हस्तांतरण के बाद खास उपयोगी होता है, जब अनुमानित किराए और खर्चों का सामना वास्तविक बिलों और भुगतानों से होता है। नीचे का ढाँचा मालिक के नियंत्रण की जाँच सूची है, Santheos के खरीद या प्रबंधन समझौते में वर्तमान में शामिल सेवाओं का विवरण नहीं। ये सुझाए गए नियंत्रण कानून द्वारा निर्धारित रिपोर्टिंग प्रारूप नहीं हैं।
नकदी के मिलान से शुरू करें
शुरुआती शेष, प्राप्तियाँ, कटौतियाँ, मालिक को हस्तांतरण और अंतिम शेष का मिलान होना चाहिए। देय किराए को प्राप्त किराए से अलग रखें: समय-सारणी भुगतान के क्लियर होने का प्रमाण नहीं और बिल उसके चुकाए जाने का प्रमाण नहीं।
तारीखें और संदर्भ माँगें। यदि प्रबंधक आरक्षित निधि रखता है, तो उसका शेष और अनुमत उपयोग दिखाएँ। किराएदार की जमा राशियाँ अलग पहचानें और अनुबंध तथा लागू आवश्यकताओं के अनुसार सँभालें; उन्हें किराए का लाभ न दिखाएँ।
निवास की स्थिति और बकाया स्पष्ट करें
बताएँ कि घर में कोई रह रहा है, वह खाली है, उसमें काम चल रहा है या किसी अन्य कारण से उपलब्ध नहीं है। बकाया किराए के लिए अवधि, राशि, अनुवर्ती कार्रवाई और अगला निर्णय दिखाएँ। अधिभोग प्रतिशत के लिए स्पष्ट अवधि और गणना आवश्यक है।
निवासी, पट्टे की शर्तों या इच्छित उपयोग में बदलाव मालिक को दिखाई देना चाहिए। संबंधित कानूनी और कर कदमों के बारे में जिम्मेदार पेशेवर से पूछें। नियमित रिपोर्टों में अनावश्यक पहचान दस्तावेज या किराएदार की संवेदनशील जानकारी से बचना चाहिए।
मरम्मत पूरी होने तक उसका रिकॉर्ड रखें
मरम्मत रिकॉर्ड में समस्या, सूचना की तारीख, प्रस्तावित कार्रवाई, मूल्य प्रस्ताव, मंजूरी, ठेकेदार और पूरा होने का प्रमाण होना चाहिए। सामान्य रखरखाव को उन दोषों से अलग रखें जो वारंटी या हस्तांतरण दायित्व के अंतर्गत आ सकते हैं।
खर्च करने का अधिकार पहले तय करें। अनुबंध मालिक की मंजूरी आवश्यक होने की सीमा और अलग आपात प्रक्रिया तय कर सकता है। उचित राशि और अधिकार व्यवस्था पर निर्भर करते हैं; यह लेख कोई सार्वभौमिक सीमा तय नहीं करता और न प्रबंधक को अधिकार देता है।
स्वामित्व खर्च अलग करें
प्रबंधन शुल्क, मालिक द्वारा चुकाए जाने वाले साझा शुल्क, बीमा, खाली रहने के दौरान उपयोगिता खर्च, मरम्मत और पूँजीगत कार्य अलग दिखाएँ, साथ में बिल संदर्भ और संबंधित अवधि दें। विवादित शुल्क या मालिक और निवासी के बीच अनिश्चित लागत विभाजन को अनसुलझा चिह्नित करें।
AADE, 1 जनवरी को स्वामित्व वाली संपत्ति के आधार पर सालाना ENFIA कराधान और E9 जानकारी से उसका संबंध समझाता है। कर सलाहकार से पूछें कि किन आकलनों और दाखिल विवरणों की जाँच चाहिए। प्रबंधन रिपोर्ट रिकॉर्ड रखने में मदद करती है; यह कर रिटर्न या लेखाकार के काम का स्थान नहीं लेती।
विशेष जाँचों के लिए तस्वीरें उपयोग करें
तारीख वाली तस्वीर पूरी हो चुकी मरम्मत, मीटर रीडिंग या खाली यूनिट की स्थिति का समर्थन कर सकती है। उसे संबंधित समस्या से जोड़ें। साफ कमरे की तस्वीर यह सिद्ध नहीं करती कि रिसाव ठीक हुआ या भवन की सभी प्रणालियाँ जाँची गईं।
उचित प्रवेश, गोपनीयता और तस्वीरों को सुरक्षित रखने की जिम्मेदारी तय करें। अहम सवाल यह है कि क्या सही व्यक्ति ने सही चीज जाँची।
वास्तविक नकदी की बजट से तुलना करें
खरीद चरण के प्रतिफल कार्यपत्रक वाली ही श्रेणियाँ उपयोग करें। प्राप्त किराया, परिचालन खर्च और बड़े कार्य अलग रखें। अपेक्षित मूल्यवृद्धि को नकदी मिलान से बाहर रखें।
यदि परिणाम योजना से पीछे हैं, तो समझाएँ कि कारण उपलब्धता में देरी, खाली रहना, न चुकाया गया किराया, अधिक नियमित लागत या एकमुश्त खर्च है। तब मालिक के सामने बिना स्पष्टीकरण बदली हुई उपज संख्या के बजाय निर्णय लेने का आधार होगा।
निर्णयों और अंतिम तिथियों के साथ समाप्त करें
आवश्यक मंजूरियाँ, जिम्मेदार लोग और जवाब की तारीखें सूचीबद्ध करें। प्रबंधक नियुक्त करने से पहले नमूना रिपोर्ट माँगें और दायरा, शुल्क, प्रवेश तथा भुगतान नियंत्रण लिखित रूप में पक्का करें। Santheos से पूछें कि विशेष संपत्ति के लिए कौन सी सेवाएँ या परिचय उपलब्ध हैं; प्रबंधन शामिल होने की धारणा न रखें।
यह मालिक की योजना के लिए सामान्य जानकारी है, कानूनी, कर या निवेश सलाह नहीं।
