يحتاج المالك المقيم بالخارج إلى أكثر من رسالة عرضية تقول إن الشقة «بخير». فالتقرير المفيد يشرح ما حدث للعقار، وما حدث للأموال، والقرارات التي تحتاج إلى اهتمام المالك.
تزداد أهمية ذلك بعد التسليم، حين يلتقي الإيجار المتوقع والنفقات المقدرة بالفواتير والمدفوعات الفعلية. الإطار أدناه قائمة تحقق لرقابة المالك، وليس وصفاً للخدمات المشمولة حالياً في اتفاق شراء أو إدارة مع Santheos. وهذه الضوابط المقترحة ليست نموذج تقارير مقرراً قانوناً.
ابدأ بتسوية نقدية
ينبغي أن تتطابق أرصدة الافتتاح والمقبوضات والخصومات والتحويلات إلى المالك وأرصدة الإقفال حسابياً. افصل الإيجار المستحق عن الإيجار المحصّل: فالجدول ليس دليلاً على تسوية دفعة مصرفياً، والفاتورة ليست دليلاً على دفعها.
اطلب التواريخ والمراجع. إذا كان المدير يحتفظ باحتياطي، فأظهر رصيده واستخداماته المسموح بها. حدّد تأمينات المستأجرين منفصلة، وتعامل معها وفق العقد والمتطلبات السارية؛ ولا تعرضها كأرباح إيجارية.
وضّح الإشغال والمتأخرات
بيّن ما إذا كان المسكن مشغولاً أو شاغراً أو يخضع لأعمال أو غير متاح لسبب آخر. وبالنسبة إلى الإيجار المتأخر، أظهر الفترة والمبلغ وإجراء المتابعة والقرار التالي. تحتاج نسبة الإشغال إلى فترة وطريقة حساب محددتين بوضوح.
يجب أن يكون تغيير الشاغل أو شروط الإيجار أو الاستخدام المقصود ظاهراً للمالك. اسأل المختص المسؤول عن الخطوات القانونية والضريبية ذات الصلة. وينبغي تجنب مستندات الهوية غير الضرورية أو معلومات المستأجر الحساسة في التقارير الروتينية.
تابع الإصلاحات حتى اكتمالها
ينبغي أن يسجل سجل الإصلاحات المشكلة وتاريخ الإبلاغ والإجراء المقترح وعرض السعر والموافقة والمقاول ودليل الإنجاز. افصل الصيانة المعتادة عن العيوب التي قد يشملها ضمان أو التزام تسليم.
اتفق مسبقاً على صلاحية الإنفاق. يمكن للعقد تحديد حد يستلزم موافقة المالك وإجراء منفصل للطوارئ. تعتمد المبالغ والصلاحيات المناسبة على الترتيب؛ ولا تضع هذه المقالة حداً عاماً أو تمنح صلاحيات لمدير.
افصل نفقات الملكية
أظهر رسوم الإدارة والمصاريف المشتركة التي يدفعها المالك والتأمين والمرافق خلال الشغور والإصلاحات والأعمال الرأسمالية منفصلة، مع مراجع الفواتير والفترات المعنية. وصنّف الرسوم المتنازع عليها أو توزيع التكاليف غير المؤكد بين المالك والشاغل على أنها مسائل غير محسومة.
تشرح AADE ضريبة ENFIA السنوية بالاستناد إلى العقار المملوك في 1 يناير وعلاقتها بمعلومات E9. اسأل المستشار الضريبي عن التقديرات والإقرارات التي تحتاج إلى مراجعة. يدعم تقرير الإدارة حفظ السجلات؛ لكنه لا يحل محل الإقرارات الضريبية أو عمل المحاسب.
استخدم الصور لفحوص محددة
يمكن لصورة مؤرخة أن تدعم اكتمال إصلاح أو قراءة عداد أو حالة وحدة شاغرة. اربطها بالمشكلة. فصورة غرفة مرتبة لا تثبت إصلاح تسرب أو فحص جميع أنظمة المبنى.
اتفق على الدخول المناسب والخصوصية والمسؤولية عن حماية الصور. والسؤال المهم هو ما إذا كان الشخص المناسب قد فحص الشيء المناسب.
قارن النقد الفعلي بالميزانية
استخدم الفئات نفسها الواردة في ورقة حساب العائد في مرحلة الاقتناء. افصل الإيجار المحصّل ونفقات التشغيل والأعمال الكبرى. وأبقِ ارتفاع القيمة المأمول خارج التسوية النقدية.
إذا جاءت النتائج دون الخطة، فوضح ما إذا كان السبب تأخر الإتاحة أو الشغور أو الإيجار غير المدفوع أو ارتفاع التكاليف المتكررة أو نفقة غير متكررة. عندئذ يكون أمام المالك قرار يتخذه بدلاً من مجرد رقم عائد معدل بلا تفسير.
اختتم بالقرارات والمواعيد النهائية
أدرج الموافقات المطلوبة والأشخاص المسؤولين ومواعيد الرد. قبل تعيين مدير، اطلب نموذج تقرير وأكّد كتابةً النطاق والرسوم والدخول وضوابط الدفع. واسأل Santheos عن الخدمات أو الإحالات المتاحة للعقار المحدد؛ ولا تفترض أن الإدارة مشمولة.
معلومات عامة لتخطيط المالك، وليست نصيحة قانونية أو ضريبية أو استثمارية.
