Un propriétaire à l’étranger a besoin de plus qu’un message occasionnel disant que l’appartement « va bien ». Un rapport utile explique ce qui s’est passé dans le bien, ce qui est advenu de l’argent et quelles décisions nécessitent l’attention du propriétaire.
Cela devient particulièrement utile après la remise du bien, lorsque les loyers prévus et les dépenses estimées rencontrent les factures et paiements réels. Le cadre ci-dessous est une liste de contrôle pour le propriétaire, et non une description des services actuellement inclus dans un contrat d’achat ou de gestion Santheos. Ces contrôles suggérés ne constituent pas un modèle légal de rapport.
Commencer par un rapprochement de trésorerie
Le solde d’ouverture, les encaissements, les déductions, les virements au propriétaire et le solde de clôture doivent concorder. Distinguez les loyers dus des loyers reçus : un échéancier ne prouve pas qu’un paiement a été effectivement encaissé, et une facture ne prouve pas qu’elle a été payée.
Demandez les dates et les références. Si le gestionnaire détient une réserve, indiquez son solde et ses usages autorisés. Identifiez séparément les dépôts de garantie des locataires et traitez-les selon le contrat et les exigences applicables ; ne les présentez pas comme un bénéfice locatif.
Expliquer l’occupation et les impayés
Précisez si le logement est occupé, vacant, en travaux ou indisponible pour une autre raison. Pour les loyers impayés, indiquez la période, le montant, les démarches de suivi et la prochaine décision. Un taux d’occupation nécessite une période et une méthode de calcul clairement définies.
Tout changement d’occupant, de conditions du bail ou d’usage prévu doit être visible pour le propriétaire. Interrogez le professionnel responsable sur les démarches juridiques et fiscales associées. Les rapports courants doivent éviter les pièces d’identité inutiles ou les informations sensibles concernant les locataires.
Suivre les réparations jusqu’à leur achèvement
Un registre des réparations doit consigner le problème, la date de signalement, l’action proposée, le devis, l’approbation, le prestataire et les preuves d’achèvement. Distinguez l’entretien ordinaire des défauts potentiellement couverts par une garantie ou une obligation de livraison.
Convenez à l’avance des pouvoirs de dépense. Le contrat peut définir un seuil d’approbation par le propriétaire et une procédure distincte pour les urgences. Les montants et pouvoirs appropriés dépendent de l’accord ; cet article ne fixe aucune limite universelle et ne confère aucun pouvoir à un gestionnaire.
Détailler les charges du propriétaire
Présentez séparément les frais de gestion, les charges communes payées par le propriétaire, l’assurance, les consommations pendant la vacance, les réparations et les gros travaux, avec les références des factures et les périodes concernées. Marquez comme non résolues les charges contestées ou les répartitions incertaines entre propriétaire et occupant.
L’AADE explique l’imposition annuelle ENFIA en référence aux biens détenus le 1er janvier et son lien avec les informations E9. Demandez au conseiller fiscal quels avis d’imposition et déclarations doivent être vérifiés. Un rapport de gestion facilite la tenue des dossiers ; il ne remplace ni les déclarations fiscales ni le travail d’un comptable.
Utiliser les photographies pour des vérifications précises
Une image datée peut étayer l’achèvement d’une réparation, un relevé de compteur ou l’état d’un logement vide. Reliez-la au problème concerné. Une photo d’une pièce bien rangée ne prouve pas qu’une fuite a été réparée ou que toutes les installations de l’immeuble ont été contrôlées.
Convenez des accès appropriés, des règles de confidentialité et des responsabilités de protection des images. La question essentielle est de savoir si la bonne personne a vérifié le bon élément.
Comparer la trésorerie réelle au budget
Utilisez les mêmes catégories que dans la feuille de calcul du rendement établie lors de l’acquisition. Distinguez loyers encaissés, charges d’exploitation et gros travaux. Excluez la plus-value espérée du rapprochement de trésorerie.
Si les résultats sont inférieurs au plan, expliquez si la cause est une disponibilité retardée, la vacance, des loyers impayés, des coûts récurrents plus élevés ou une dépense ponctuelle. Le propriétaire dispose alors d’une décision à prendre plutôt que d’un rendement révisé sans explication.
Terminer par les décisions et les échéances
Listez les approbations nécessaires, les responsables et les dates de réponse. Avant de désigner un gestionnaire, demandez un exemple de rapport et confirmez par écrit le périmètre, les honoraires, les accès et les contrôles des paiements. Demandez à Santheos quels services ou mises en relation sont disponibles pour le bien précis ; ne supposez pas que la gestion est incluse.
Informations générales de planification pour les propriétaires, ne constituant pas un conseil juridique, fiscal ou en investissement.
